Cómo usar Microsoft Copilot: averigua cuál tienes y escríbele prompts como es debido
Copilot está en Windows, en Edge y en todas las aplicaciones de Office, pero lo que puede hacer depende de tu cuenta y tu plan. Cómo saber qué versión tienes, escribir prompts que entienda bien y usarlo en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams.
Microsoft Copilot es, probablemente, el asistente de IA que ya tienes, lo hayas pedido o no. Está en Windows, en Edge, en la app de Copilot y dentro de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. El problema es que "Copilot" agrupa varios productos con capacidades distintas, y lo que puede hacer el tuyo depende de con qué cuenta inicias sesión y de lo que pagas. Esta guía explica cómo usar Microsoft Copilot de verdad: cómo saber qué versión tienes, cómo escribir prompts que entienda bien, en qué destaca dentro de cada aplicación de Office y dónde se queda corto.
¿Qué Microsoft Copilot estás usando?
Casi toda la confusión sobre Copilot viene de que un solo nombre cubre configuraciones muy diferentes. En agosto de 2026 Microsoft fusionó la app de Copilot para consumidores y la app de Microsoft 365 Copilot en una sola, así que ahora se parecen mucho, pero lo que ocurre por detrás sigue dependiendo de la cuenta con la que entras:
- Copilot gratis con una cuenta personal: chat con respuestas de la web, subida de archivos y creación de imágenes, todo con límites de uso. Puedes usarlo sin iniciar sesión, pero con una cuenta Microsoft ganas historial de chats, conversaciones más largas y voz.
- Microsoft 365 Personal, Familia, Premium o Pro: Copilot aparece también dentro de las aplicaciones de escritorio de Office, aunque solo para el titular de la suscripción; el resto de miembros de un plan Familia solo tienen el chat. El uso está limitado por créditos de IA mensuales, y Premium añade límites más altos y agentes como Researcher y Analyst.
- Copilot Chat con una cuenta profesional o educativa: viene incluido en la mayoría de planes empresariales de Microsoft 365. Responde a partir de la web y de los archivos que subes o tienes abiertos, con la protección de datos de tu organización, pero no puede buscar por su cuenta en tu buzón ni en SharePoint.
- Microsoft 365 Copilot (el complemento de pago para empresas): la versión completa. Puede tirar de tus correos, archivos, reuniones y chats a través de Microsoft Graph, funciona en todas las aplicaciones de Office con acceso prioritario e incluye los agentes Researcher y Analyst.
Hay otros dos productos con el mismo nombre que son cosa aparte: GitHub Copilot es un asistente de programación y Copilot Studio es una herramienta para crear agentes a medida para una organización. Ninguno de los dos entra en esta guía.
La forma más rápida de comprobarlo es la propia app. Las cuentas profesionales muestran una etiqueta "Trabajo" bajo tu perfil y un escudo verde, que indica que tus prompts están cubiertos por la protección de datos empresarial de Microsoft. Si no ves ninguna de las dos cosas, estás en la versión personal y no deberías pegar ahí material de la empresa que no esté autorizado.
Primeros pasos: la app, tus cuentas y los modos
Puedes abrir Copilot desde la app de Copilot en la web, Windows, Mac, iPhone y Android, desde el icono de Copilot en Edge y desde el botón de Copilot en las aplicaciones de Microsoft 365. Si inicias sesión con la misma cuenta, el chat te sigue de un dispositivo a otro. Desde la fusión puedes añadir una cuenta personal y otra de trabajo a la misma app y cambiar entre ellas; Microsoft las mantiene separadas, así que nada de tu entorno de trabajo se cuela en los chats personales ni al revés.
Hay tres controles que conviene localizar el primer día:
- El selector de modelo: Auto deja que Copilot elija el modelo para cada prompt, Quick response (respuesta rápida) prioriza la velocidad en preguntas sencillas y Think deeper (pensar a fondo) usa un modelo de razonamiento que planifica y revisa su trabajo antes de responder. Según el idioma de la app, estos nombres pueden aparecer traducidos. Usa el modo de razonamiento para análisis y preguntas de varios pasos; es más lento, así que no lo actives para reescrituras rápidas.
- Los adjuntos: el clip o el botón "+" te permite subir un archivo o, en la versión de trabajo, elegir uno de OneDrive. En Copilot Chat es la forma principal de darle tu propio material.
- La configuración de privacidad: en una cuenta personal, abre los ajustes de tu perfil y revisa si tus conversaciones pueden usarse para entrenar los modelos de Microsoft y qué recuerda Copilot de ti. En las cuentas de trabajo mandan las políticas de tu organización.
En Edge, Copilot también puede resumir la página o el PDF que tienes abierto, algo bastante más rápido que copiar el texto en otro chat.
Cómo escribir prompts que Copilot entienda
La propia guía de Microsoft divide un buen prompt para Copilot en cuatro partes: el objetivo (qué quieres), el contexto (para qué lo necesitas y para quién es), el origen (qué archivos, correos o páginas debe usar) y las expectativas (formato, extensión y tono). Solo el objetivo es obligatorio, pero cada parte añadida le ahorra una suposición. Es la misma idea que hay detrás de los consejos de nuestra guía sobre cómo usar ChatGPT, con un matiz: en Microsoft 365, el origen pueden ser tus propios documentos.
Compara "escribe una actualización del proyecto" con esto:
Algunos hábitos marcan más diferencia en Copilot que en un chatbot independiente:
- Indica el origen: en una cuenta de trabajo con la licencia completa, "a partir de los correos que me ha enviado Javier esta semana" o "con la hoja de presupuesto del tercer trimestre" evitan que Copilot se pierda entre todo lo que tiene a su alcance.
- Di lo que no debe hacer: "no te inventes cifras" o "si el archivo no lo dice, escribe 'no consta'" reduce el relleno.
- Itera en el mismo chat: la propia Microsoft da por hecho que habrá idas y venidas. "Más corto", "más formal" o "pásalo a una tabla" funciona mejor que empezar de cero.
- Guarda lo que funciona: la versión de trabajo tiene una galería de prompts donde puedes guardarlos y compartirlos. Nuestra biblioteca de plantillas de prompts es una buena fuente de estructuras para adaptar.
Copilot en Word y Outlook
Redactar es donde Copilot resulta útil con más constancia, porque el resultado es fácil de revisar y rápido de corregir. En Word puede hacer un borrador a partir de un prompt o de un archivo de referencia, reescribir un párrafo seleccionado, resumir un documento largo y responder preguntas sobre él. Los mejores resultados llegan cuando le das material en lugar de pedirle que escriba desde cero:
Para editar, selecciona un fragmento y pide un cambio concreto: "deja este párrafo en la mitad sin perder la fecha límite" o "reescríbelo para lectores sin formación jurídica". Pedirle a Copilot que "mejore" un texto suele dar como resultado una prosa más larga y más sosa.
En Outlook, Copilot puede resumir un hilo largo, redactar una respuesta y darte indicaciones sobre el tono y la claridad antes de enviar. Los resúmenes son lo que más tiempo ahorra cuando vuelves de vacaciones:
Lee los borradores antes de enviarlos. Copilot se maneja bien con la estructura y las fórmulas de cortesía, pero puede convertir un "no" firme en un "quizá" o prometer algo que no tenías intención de prometer. Nuestros prompts de IA para email cubren más situaciones, desde reclamar facturas hasta rechazar peticiones.
Copilot en Excel y PowerPoint
En Excel, Copilot puede explicar un conjunto de datos, sugerir y escribir fórmulas, añadir columnas calculadas, crear gráficos y tablas dinámicas y señalar tendencias o valores atípicos. Funciona mejor cuando los datos tienen una sola fila de encabezados, sin celdas combinadas y con valores coherentes en cada columna, así que ordena la hoja primero o da formato de tabla al rango. Después, hazle preguntas concretas:
Revisa siempre la fórmula que escribe, sobre todo los rangos, las referencias absolutas y cómo trata las celdas vacías. Un gráfico con buena pinta construido sobre la columna equivocada es el error clásico de Copilot en Excel. Nuestros prompts de IA para análisis de datos profundizan en cómo hacerle las preguntas adecuadas a un conjunto de datos.
En PowerPoint, Copilot puede crear una presentación a partir de un prompt o de un documento de Word, resumir una presentación larga, añadir diapositivas e imágenes y aplicar formato a todo el archivo. Partir de un documento es mucho más útil que partir de un prompt de una línea, porque el contenido ya es tuyo:
Cuenta con un primer borrador sólido, no con una presentación terminada. Para la estructura de las diapositivas y el hilo narrativo, consulta nuestros prompts de IA para presentaciones.
Copilot en Teams y con tus datos de trabajo
Con la licencia completa de Microsoft 365 Copilot, la gran diferencia es que Copilot puede buscar en tus datos de trabajo. Puede responder a "¿qué acordamos con el proveedor sobre las fechas de entrega?" revisando los correos, chats, archivos y reuniones a los que ya tienes permiso de acceso. En Copilot Chat sin esa licencia, tienes que subir o abrir tú el material.
En Teams, Copilot puede resumir chats y canales, y en las reuniones con transcripción puede recapitular lo hablado, enumerar las tareas pendientes y responder preguntas como "¿qué dijo Lucía sobre el presupuesto?" durante la llamada o después. Pídele estructura en lugar de un resumen genérico:
Más allá del chat, la licencia de pago incluye agentes: Researcher, para informes de investigación de varios pasos que combinan fuentes de la web y del trabajo, y Analyst, para trabajar con datos. Las organizaciones también pueden crear sus propios agentes, y Microsoft está probando en versión preliminar Cowork, que realiza tareas por ti en todo Microsoft 365. Son agentes en el sentido que explicamos en nuestra guía sobre qué son los agentes de IA: útiles para trabajos largos, pero conviene revisarlos paso a paso.
Microsoft Copilot frente a ChatGPT, Gemini y Claude
Copilot usa los modelos GPT de OpenAI y, en algunos planes empresariales, también los modelos Claude de Anthropic, así que la calidad de redacción en bruto suele ser parecida a la de otros asistentes. La diferencia real está en dónde vive:
- Elige Copilot si tu trabajo ya está en Microsoft 365. Redactar en Word, recapitular una reunión de Teams o consultar tu propio correo es donde gana a copiar y pegar en otra herramienta, y las cuentas de trabajo vienen con una protección de datos empresarial que tu departamento de IT ya ha aprobado.
- Elige ChatGPT, Gemini o Claude para redacción abierta, lluvia de ideas, programación y conversaciones largas, donde sus propias apps suelen ofrecer más funciones y menos restricciones de administración.
- Usa Gemini si tu organización trabaja con Google Workspace; allí cumple el mismo papel.
Nuestra lista de alternativas a ChatGPT compara las principales opciones con más detalle.
Lo que Microsoft Copilot no puede hacer
Saber cómo usar Microsoft Copilot bien también implica saber dónde se queda corto:
- Puede equivocarse: basarse en tus archivos reduce los errores, pero no los elimina. Puede leer mal una hoja de cálculo, mezclar dos reuniones o presentar una suposición como un hecho. Comprueba cada cifra, nombre y fecha antes de que salga de tus manos. Nuestro artículo sobre las alucinaciones de la IA explica por qué pasa.
- Tus datos marcan el techo: si tus archivos están desactualizados, mal nombrados o repartidos en versiones antiguas, Copilot encontrará el que no es y lo resumirá con toda seguridad.
- Las funciones dependen de tu plan, tu región y tu administrador: a un compañero le puede faltar el mismo botón, y tu organización puede desactivar la búsqueda web, la creación de imágenes o los agentes. El acceso gratuito y el estándar también dependen de la capacidad disponible, así que puede ir más lento en horas punta.
- Las funciones van y vienen: en agosto de 2026 Microsoft retiró Deep Research, Podcasts y Group Chat de la app para consumidores y trasladó Tasks a Cowork. No montes una rutina en torno a una función sin comprobar que sigue disponible.
- No es un sistema de registro: el resumen de una reunión es un resumen, no un acta. Para cualquier cosa contractual o en disputa, vuelve a la transcripción o al documento.
- En las cuentas personales, la privacidad es cosa tuya: no pegues datos de clientes, historiales médicos ni nada confidencial en un Copilot personal solo porque se parezca a la versión de trabajo.
Dentro de esos límites, Copilot es un asistente práctico para el trabajo que ya haces en Microsoft 365: redactar, resumir, analizar y ponerte al día. Comprueba qué versión estás usando, dale un objetivo claro y el origen adecuado, pide un formato concreto y lee el resultado antes de fiarte de él.
