Microsoft Copilot nutzen: Erst die Version kennen, dann richtig prompten

Microsoft Copilot ist vermutlich der KI-Assistent, den du schon hast – ob du ihn wolltest oder nicht. Er steckt in Windows, in Edge, in der Copilot-App und in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Der Haken: Hinter „Copilot“ verbergen sich mehrere Produkte mit unterschiedlichen Fähigkeiten, und was deine Version kann, hängt davon ab, wie du dich anmeldest und wofür du bezahlst. Dieser Ratgeber zeigt, wie du Microsoft Copilot nutzen kannst, ohne Zeit zu verschwenden: wie du herausfindest, welche Version du hast, wie du Prompts schreibst, mit denen Copilot gut umgehen kann, wofür es in den einzelnen Office-Apps wirklich taugt und wo es dich im Stich lässt.

Welches Microsoft Copilot nutzt du?

Die meiste Verwirrung entsteht, weil ein Name für sehr unterschiedliche Varianten steht. Im August 2026 hat Microsoft die Copilot-App für Privatkunden und die Microsoft 365 Copilot-App zu einer einzigen App zusammengelegt. Seitdem sehen beide gleich aus, doch was im Hintergrund passiert, hängt weiterhin vom Konto ab, mit dem du dich anmeldest:

• Kostenloses Copilot mit privatem Konto – Chat mit Antworten aus dem Web, Datei-Uploads und Bilderstellung, jeweils mit Nutzungsgrenzen. Du kannst es ohne Anmeldung verwenden, mit einem Microsoft-Konto bekommst du aber Chatverlauf, längere Gespräche und Sprachfunktionen dazu.
• Microsoft 365 Personal, Family, Premium oder Pro – Copilot erscheint zusätzlich in den Office-Desktop-Apps, allerdings nur für die Person, der das Abo gehört; andere Mitglieder eines Family-Abos bekommen nur den Chat. Die Nutzung ist über monatliche KI-Credits begrenzt, Premium bietet höhere Limits und Agenten wie Researcher und Analyst.
• Copilot Chat mit Arbeits- oder Schulkonto – in den meisten Microsoft 365-Business-Plänen enthalten. Copilot Chat antwortet aus dem Web und aus Dateien, die du hochlädst oder geöffnet hast, und zwar unter dem Datenschutz deiner Organisation. Dein Postfach oder SharePoint durchsucht es aber nicht von selbst.
• Microsoft 365 Copilot (die kostenpflichtige Business-Erweiterung) – die Vollversion. Sie greift über Microsoft Graph auf deine E-Mails, Dateien, Besprechungen und Chats zu, arbeitet mit bevorzugtem Zugriff in allen Office-Apps und enthält die Agenten Researcher und Analyst.

Zwei weitere Produkte tragen denselben Namen, sind aber etwas anderes: GitHub Copilot ist ein Programmierassistent, und Copilot Studio ist ein Werkzeug, mit dem Organisationen eigene Agenten bauen. Um beide geht es hier nicht.

Am schnellsten prüfst du das in der App selbst. Arbeitskonten zeigen unter deinem Profil eine Kennzeichnung als Arbeitskonto und ein grünes Schild. Das bedeutet, dass deine Prompts unter den Datenschutz für Unternehmen von Microsoft fallen. Siehst du beides nicht, bist du in der privaten Version – und dort solltest du keine Firmenunterlagen einfügen, die dein Arbeitgeber nicht freigegeben hat.

Der Einstieg: App, Konten und Modi

Copilot erreichst du über die Copilot-App im Web, unter Windows, auf dem Mac, auf dem iPhone und unter Android, über das Copilot-Symbol in Edge und über die Copilot-Schaltfläche in den Microsoft 365-Apps. Bist du überall mit demselben Konto angemeldet, folgt dir derselbe Chat von Gerät zu Gerät. Seit der Zusammenlegung kannst du ein privates und ein Arbeitskonto in einer App hinterlegen und zwischen ihnen wechseln. Microsoft hält beide getrennt: Aus deinem Arbeits-Tenant gelangt nichts in private Chats und umgekehrt.

Drei Einstellungen solltest du gleich am ersten Tag finden:

• Die Modellauswahl – bei Auto wählt Copilot für jeden Prompt selbst ein Modell, Schnelle Antwort (Quick response) setzt bei einfachen Fragen auf Tempo, und Think Deeper nutzt ein Reasoning-Modell, das plant und seine Arbeit prüft, bevor es antwortet. Nimm Think Deeper für Analysen und Fragen mit mehreren Schritten; es ist langsamer, für schnelle Umformulierungen lohnt es sich also nicht.
• Anhänge – über die Büroklammer oder das Plus-Symbol lädst du eine Datei hoch oder wählst in der Arbeitsversion eine aus OneDrive aus. In Copilot Chat ist das der wichtigste Weg, eigenes Material mitzugeben.
• Datenschutzeinstellungen – öffne bei einem privaten Konto die Profileinstellungen und prüfe, ob deine Gespräche zum Training der Microsoft-Modelle verwendet werden dürfen und was Copilot sich über dich merkt. Bei Arbeitskonten gelten stattdessen die Richtlinien deiner Organisation.

In Edge kann Copilot außerdem die gerade geöffnete Webseite oder PDF-Datei zusammenfassen. Das geht schneller, als den Text in einen separaten Chat zu kopieren.

Prompts schreiben, die Copilot versteht

Microsoft selbst zerlegt einen guten Copilot-Prompt in vier Teile: das Ziel (was du willst), den Kontext (wozu du es brauchst und für wen), die Quelle (welche Dateien, E-Mails oder Seiten genutzt werden sollen) und die Erwartungen (Format, Länge und Ton). Nur das Ziel ist Pflicht, aber jeder weitere Teil erspart Copilot eine Vermutung. Es ist dieselbe Idee wie in unserem Ratgeber ChatGPT nutzen, mit einem Unterschied: In Microsoft 365 können deine eigenen Dokumente die Quelle sein.

Vergleiche „Schreib ein Projekt-Update“ mit diesem Prompt:

Ein paar Gewohnheiten bringen in Copilot mehr als in einem eigenständigen Chatbot:

• Die Quelle benennen – mit einem Arbeitskonto und voller Lizenz verhindern Angaben wie „aus den E-Mails, die Jonas mir diese Woche geschickt hat“ oder „mit der Budgettabelle für Q3“, dass Copilot durch alles streift, worauf es Zugriff hat.
• Sagen, was es lassen soll – „Erfinde keine Zahlen“ oder „Wenn es nicht in der Datei steht, schreib ‚nicht angegeben‘“ reduziert Fülltext.
• Im selben Chat nachbessern – Microsoft rechnet selbst mit etwas Hin und Her. „Kürzer“, „förmlicher“ oder „Mach daraus eine Tabelle“ funktioniert besser als ein Neustart.
• Speichern, was funktioniert – die Arbeitsversion hat eine Prompt-Galerie, in der du Prompts speichern und teilen kannst. In unserer Prompt-Vorlagen-Bibliothek findest du außerdem Strukturen zum Anpassen.

Copilot in Word und Outlook

Beim Schreiben ist Copilot am zuverlässigsten nützlich, weil sich das Ergebnis leicht prüfen und schnell korrigieren lässt. In Word erstellt es Entwürfe aus einem Prompt oder einer Referenzdatei, formuliert markierte Absätze um, fasst lange Dokumente zusammen und beantwortet Fragen dazu. Die besten Ergebnisse bekommst du, wenn du Material mitgibst, statt es bei null anfangen zu lassen:

Zum Überarbeiten markierst du eine Passage und bittest um eine konkrete Änderung: „Kürz diesen Absatz auf die Hälfte, ohne die Frist zu verlieren“ oder „Schreib das für Leser ohne juristisches Vorwissen um“. Wenn du Copilot nur bittest, einen Text zu „verbessern“, wird er meist länger und blasser.

In Outlook fasst Copilot lange E-Mail-Verläufe zusammen, entwirft Antworten und gibt dir vor dem Senden Hinweise zu Ton und Verständlichkeit. Zusammenfassungen sind der schnellste Gewinn, wenn du aus dem Urlaub zurückkommst:

Lies Entwürfe vor dem Senden. Copilot ist gut in Struktur und höflichen Formulierungen, kann aber ein klares Nein zu einem Vielleicht aufweichen oder etwas zusagen, das du nicht vorhattest. Unsere KI-Prompts für E-Mails decken weitere Situationen ab, von Zahlungserinnerungen bis zu Absagen.

Copilot in Excel und PowerPoint

In Excel erklärt Copilot Datensätze, schlägt Formeln vor und schreibt sie, fügt berechnete Spalten hinzu, erstellt Diagramme und PivotTables und weist auf Trends oder Ausreißer hin. Am zuverlässigsten klappt das, wenn deine Daten eine einzige Kopfzeile haben, keine verbundenen Zellen enthalten und jede Spalte einheitliche Werte hat. Räum die Tabelle also vorher auf oder formatiere den Bereich als Tabelle. Dann stellst du konkrete Fragen:

Prüf immer die Formel, die Copilot schreibt, vor allem Bereiche, absolute Bezüge und den Umgang mit leeren Zellen. Ein plausibel aussehendes Diagramm, das auf der falschen Spalte beruht, ist der klassische Fehler von Copilot in Excel. Unsere KI-Prompts für die Datenanalyse zeigen, wie du einem Datensatz die richtigen Fragen stellst.

In PowerPoint erstellt Copilot Präsentationen aus einem Prompt oder aus einem vorhandenen Word-Dokument, fasst lange Präsentationen zusammen, fügt Folien und Bilder hinzu und formatiert den ganzen Foliensatz einheitlich. Der Weg über ein Dokument ist deutlich nützlicher als ein einzeiliger Prompt, weil der Inhalt dann schon von dir stammt:

Rechne mit einem soliden ersten Entwurf, nicht mit einer fertigen Präsentation. Für Folienaufbau und Storytelling helfen dir unsere KI-Prompts für Präsentationen.

Copilot in Teams und mit deinen Arbeitsdaten

Mit der vollen Microsoft 365 Copilot-Lizenz liegt der große Unterschied darin, dass Copilot deine Arbeitsdaten durchsuchen kann. Eine Frage wie „Was haben wir mit dem Lieferanten zu den Lieferterminen vereinbart?“ beantwortet es, indem es die E-Mails, Chats, Dateien und Besprechungen durchgeht, die du ohnehin sehen darfst. In Copilot Chat ohne diese Lizenz musst du das Material selbst hochladen oder öffnen.

In Teams fasst Copilot Chats und Kanäle zusammen. In Besprechungen mit Transkription kann es das Gespräch rekapitulieren, Aufgaben auflisten und während oder nach dem Termin Fragen beantworten wie „Was hat Aylin zum Budget gesagt?“. Bitte um Struktur statt um eine allgemeine Zusammenfassung:

Über den Chat hinaus enthält die kostenpflichtige Lizenz Agenten: Researcher für mehrstufige Rechercheberichte, die Web- und Arbeitsquellen kombinieren, und Analyst für die Arbeit mit Daten. Organisationen können auch eigene Agenten bauen, und Microsoft testet derzeit Cowork, das Aufgaben in Microsoft 365 für dich erledigt. Das sind Agenten im Sinne unseres Ratgebers zu KI-Agenten: nützlich für längere Aufgaben, aber du solltest sie Schritt für Schritt kontrollieren.

Microsoft Copilot vs. ChatGPT, Gemini und Claude

Copilot nutzt die GPT-Modelle von OpenAI und in manchen Business-Plänen auch die Claude-Modelle von Anthropic. Die reine Textqualität ist deshalb oft ähnlich wie bei anderen Assistenten. Der eigentliche Unterschied liegt darin, wo Copilot zu Hause ist:

• Nimm Copilot, wenn deine Arbeit ohnehin in Microsoft 365 stattfindet. Entwürfe in Word, Zusammenfassungen von Teams-Besprechungen oder Fragen an dein eigenes Postfach – hier schlägt es jedes Kopieren und Einfügen in ein anderes Tool. Außerdem haben Arbeitskonten einen Datenschutz für Unternehmen, den deine IT-Abteilung bereits freigegeben hat.
• Nimm ChatGPT, Gemini oder Claude für offenes Schreiben, Brainstorming, Programmieren und lange Gespräche. Deren eigene Apps bieten dafür meist mehr Funktionen und weniger Einschränkungen durch die Administration.
• Nimm Gemini, wenn deine Organisation mit Google Workspace arbeitet; dort übernimmt es dieselbe Rolle.

Unsere Übersicht der ChatGPT-Alternativen vergleicht die wichtigsten Optionen ausführlicher.

Was Microsoft Copilot nicht kann

Wer Microsoft Copilot nutzen will, sollte auch wissen, wo seine Grenzen liegen:

• Es kann sich trotzdem irren – der Bezug auf deine Dateien verringert Fehler, beseitigt sie aber nicht. Copilot kann eine Tabelle falsch lesen, zwei Besprechungen vermischen oder eine Annahme als Tatsache darstellen. Prüf jede Zahl, jeden Namen und jedes Datum, bevor etwas deinen Schreibtisch verlässt. Warum das passiert, erklärt unser Beitrag zu KI-Halluzinationen.
• Deine Daten bestimmen die Obergrenze – sind deine Dateien veraltet, schlecht benannt oder über alte Versionen verstreut, findet Copilot die falsche und fasst sie selbstsicher zusammen.
• Funktionen hängen von Plan, Region und Administration ab – dieselbe Schaltfläche kann bei einer Kollegin fehlen, und deine Organisation kann Websuche, Bilderstellung oder Agenten abschalten. Der kostenlose und der Standardzugang hängen außerdem von freien Kapazitäten ab und können zu Stoßzeiten langsamer sein.
• Funktionen kommen und gehen – im August 2026 hat Microsoft Deep Research, Podcasts und Gruppenchats aus der App für Privatkunden entfernt und die Aufgaben (Tasks) in Cowork verschoben. Bau keine Routine um eine Funktion herum, ohne zu prüfen, ob es sie noch gibt.
• Es ist kein Archiv – eine Besprechungszusammenfassung ist eine Zusammenfassung, kein Protokoll. Bei allem, was vertraglich relevant oder strittig ist, gehst du zurück zum Transkript oder zum Dokument.
• Bei privaten Konten trägst du die Verantwortung für den Datenschutz – füg keine Kundendaten, Gesundheitsdaten oder anderen vertraulichen Inhalte in ein privates Copilot ein, nur weil es aussieht wie die Arbeitsversion.

Innerhalb dieser Grenzen ist Copilot ein praktischer Assistent für die Arbeit, die du ohnehin in Microsoft 365 erledigst: Entwürfe schreiben, zusammenfassen, analysieren und aufholen. Prüf, in welcher Version du bist, gib ein klares Ziel und die richtige Quelle vor, verlang ein konkretes Format und lies das Ergebnis, bevor du dich darauf verlässt.

Quellen

• Microsoft Learn — Was ist Microsoft Copilot?
• Microsoft-Support — Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Copilot (kostenlos) und Copilot in Microsoft 365?
• Microsoft-Support — Erste Schritte beim Schreiben von Prompts in Microsoft Copilot