Comment utiliser Microsoft Copilot : identifiez votre version, puis écrivez de bons prompts

Microsoft Copilot est sans doute l'assistant IA que vous avez déjà, que vous l'ayez demandé ou non. Il est dans Windows, dans Edge, dans l'application Copilot et dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Le piège, c'est que « Copilot » désigne plusieurs produits aux capacités différentes, et ce que le vôtre sait faire dépend du compte avec lequel vous vous connectez et de ce que vous payez. Ce guide explique comment utiliser Microsoft Copilot correctement : comment savoir quelle version vous avez, comment écrire des prompts qu'il comprend bien, ce qu'il fait vraiment bien dans chaque application Office et où il vous lâche.

Quel Microsoft Copilot utilisez-vous ?

L'essentiel de la confusion autour de Copilot vient d'un seul nom pour des configurations très différentes. En août 2026, Microsoft a fusionné l'application Copilot grand public et l'application Microsoft 365 Copilot en une seule. Elles se ressemblent donc désormais, mais ce qui se passe derrière l'écran dépend toujours du compte avec lequel vous vous connectez :

• Copilot gratuit avec un compte personnel : discussion avec des réponses tirées du web, envoi de fichiers et création d'images, le tout avec des limites d'utilisation. Vous pouvez l'utiliser sans vous connecter, mais un compte Microsoft ajoute l'historique des discussions, des conversations plus longues et la voix.
• Microsoft 365 Personnel, Famille, Premium ou Pro : Copilot apparaît aussi dans les applications Office pour ordinateur, mais uniquement pour le titulaire de l'abonnement. Les autres membres d'un abonnement Famille n'ont que la discussion. L'utilisation est plafonnée par des crédits IA mensuels, et Premium ajoute des limites plus élevées ainsi que des agents comme Researcher et Analyst.
• Copilot Chat avec un compte professionnel ou scolaire : inclus dans la plupart des abonnements Microsoft 365 pour les entreprises. Il répond à partir du web et des fichiers que vous envoyez ou avez ouverts, sous la protection des données de votre organisation, mais il ne peut pas fouiller seul votre boîte mail ou SharePoint.
• Microsoft 365 Copilot (l'option payante pour les entreprises) : la version complète. Elle peut s'appuyer sur vos e-mails, fichiers, réunions et discussions via Microsoft Graph, fonctionne dans toutes les applications Office avec un accès prioritaire et inclut les agents Researcher et Analyst.

Deux autres produits portent le même nom mais n'ont rien à voir : GitHub Copilot est un assistant de programmation, et Copilot Studio sert à créer des agents sur mesure pour une organisation. Ce guide ne les couvre pas.

Le plus rapide pour vérifier, c'est l'application elle-même. Les comptes professionnels affichent la mention « Professionnel » sous votre profil et un bouclier vert, signe que vos prompts sont couverts par la protection des données d'entreprise de Microsoft. Si vous ne voyez ni l'un ni l'autre, vous êtes dans la version personnelle, et vous ne devriez pas y coller de documents de l'entreprise que votre employeur n'a pas autorisés.

Bien démarrer : l'application, vos comptes et les modes

Vous accédez à Copilot depuis l'application Copilot sur le web, Windows, Mac, iPhone et Android, depuis l'icône Copilot dans Edge et depuis le bouton Copilot dans les applications Microsoft 365. La même discussion vous suit d'un appareil à l'autre si vous êtes connecté avec le même compte. Depuis la fusion, vous pouvez ajouter un compte personnel et un compte professionnel dans une seule application et passer de l'un à l'autre. Microsoft les garde séparés : rien de votre environnement professionnel ne fuit dans vos discussions personnelles, ni l'inverse.

Trois réglages méritent d'être repérés dès le premier jour :

• Le sélecteur de modèle : Auto laisse Copilot choisir un modèle pour chaque prompt, Réponse rapide privilégie la vitesse pour les questions simples, et Réflexion approfondie utilise un modèle de raisonnement qui planifie et vérifie son travail avant de répondre. Réservez la réflexion approfondie à l'analyse et aux questions en plusieurs étapes : elle est plus lente, inutile pour une simple reformulation.
• Les pièces jointes : le trombone ou le bouton plus permet d'envoyer un fichier ou, dans la version professionnelle, d'en choisir un dans OneDrive. Dans Copilot Chat, c'est le principal moyen de lui fournir vos propres documents.
• Les paramètres de confidentialité : sur un compte personnel, ouvrez les paramètres de votre profil et vérifiez si vos conversations peuvent servir à entraîner les modèles de Microsoft et ce que Copilot retient de vous. Les comptes professionnels suivent plutôt les règles fixées par votre organisation.

Dans Edge, Copilot peut aussi résumer la page ou le PDF ouvert, ce qui va plus vite que de copier le texte dans une discussion à part.

Écrire des prompts que Copilot comprend

Les recommandations de Microsoft découpent un bon prompt Copilot en quatre parties : l'objectif (ce que vous voulez), le contexte (pourquoi vous en avez besoin et pour qui), la source (quels fichiers, e-mails ou pages utiliser) et les attentes (format, longueur et ton). Seul l'objectif est obligatoire, mais chaque partie en plus lui évite de deviner. C'est la même logique que dans notre guide pour utiliser ChatGPT, avec une nuance : dans Microsoft 365, la source peut être vos propres documents.

Comparez « rédige un point d'avancement du projet » avec ceci :

Quelques réflexes comptent davantage dans Copilot que dans un chatbot classique :

• Nommez la source : avec un compte professionnel et la licence complète, « dans les e-mails que Sam m'a envoyés cette semaine » ou « à partir du tableur du budget T3 » évitent que Copilot aille piocher dans tout ce à quoi il a accès.
• Dites ce qu'il ne doit pas faire : « n'invente aucun chiffre » ou « si le fichier ne le précise pas, écris "non précisé" » limitent le remplissage.
• Affinez dans la même discussion : Microsoft prévoit lui-même des allers-retours. « Plus court », « plus formel » ou « mets ça sous forme de tableau » fonctionne mieux que de tout recommencer.
• Gardez ce qui marche : la version professionnelle propose une galerie de prompts où enregistrer et partager vos prompts. Notre bibliothèque de modèles de prompts est une bonne réserve de structures à adapter.

Copilot dans Word et Outlook

C'est en rédaction que Copilot se montre le plus régulièrement utile, parce que le résultat est facile à vérifier et rapide à corriger. Dans Word, il peut rédiger un brouillon à partir d'un prompt ou d'un fichier de référence, réécrire un paragraphe sélectionné, résumer un long document et répondre à des questions sur son contenu. Les meilleurs résultats viennent quand vous lui fournissez de la matière plutôt que de lui demander d'écrire à partir de rien :

Pour la relecture, sélectionnez un passage et demandez une modification précise : « réduis ce paragraphe de moitié sans perdre la date limite » ou « réécris pour des lecteurs sans formation juridique ». Demander à Copilot d'« améliorer » un texte donne le plus souvent une prose plus longue et plus fade.

Dans Outlook, Copilot peut résumer un long fil de discussion, rédiger une réponse et vous conseiller sur le ton et la clarté avant l'envoi. Les résumés sont le gain le plus rapide au retour de vacances :

Relisez les brouillons avant de les envoyer. Copilot sait structurer et trouver des tournures polies, mais il peut transformer un « non » ferme en « peut-être » ou promettre quelque chose que vous n'aviez pas prévu. Nos prompts IA pour les e-mails couvrent d'autres situations, de la relance de factures au refus d'une demande.

Copilot dans Excel et PowerPoint

Dans Excel, Copilot peut expliquer un jeu de données, proposer et écrire des formules, ajouter des colonnes calculées, créer des graphiques et des tableaux croisés dynamiques, et repérer des tendances ou des valeurs aberrantes. Il est le plus fiable quand vos données ont une seule ligne d'en-tête, aucune cellule fusionnée et des valeurs cohérentes dans chaque colonne : rangez d'abord la feuille ou mettez la plage sous forme de tableau. Posez ensuite des questions concrètes :

Vérifiez toujours la formule qu'il écrit, en particulier les plages, les références absolues et la façon dont il traite les cellules vides. Un graphique d'apparence plausible construit sur la mauvaise colonne, c'est l'erreur classique de Copilot dans Excel. Nos prompts IA pour l'analyse de données vont plus loin sur les bonnes questions à poser à un jeu de données.

Dans PowerPoint, Copilot peut créer une présentation à partir d'un prompt ou d'un document Word existant, résumer une longue présentation, ajouter des diapositives et des images et appliquer une mise en forme à l'ensemble. Partir d'un document est bien plus utile que partir d'un prompt d'une ligne, puisque le contenu est déjà le vôtre :

Attendez-vous à un bon premier jet, pas à une présentation finie. Pour la structure des diapositives et le fil narratif, consultez nos prompts IA pour les présentations.

Copilot dans Teams et avec vos données professionnelles

Avec la licence Microsoft 365 Copilot complète, la grande différence est que Copilot peut chercher dans vos données professionnelles. Il peut répondre à « qu'avons-nous convenu avec le fournisseur sur les délais de livraison ? » en parcourant les e-mails, discussions, fichiers et réunions auxquels vous avez déjà accès. Dans Copilot Chat sans cette licence, c'est à vous d'envoyer ou d'ouvrir les documents.

Dans Teams, Copilot peut résumer les conversations et les canaux et, dans les réunions transcrites, récapituler la discussion, lister les actions à mener et répondre à des questions comme « qu'a dit Priya sur le budget ? » pendant ou après l'appel. Demandez une structure plutôt qu'un résumé général :

Au-delà de la discussion, la licence payante inclut des agents : Researcher pour des rapports de recherche en plusieurs étapes qui combinent sources web et professionnelles, et Analyst pour analyser des données. Les organisations peuvent aussi créer leurs propres agents, et Microsoft teste en préversion Cowork, qui exécute des tâches pour vous dans Microsoft 365. Ce sont des agents au sens de notre guide sur les agents IA : utiles pour les tâches longues, mais à vérifier étape par étape.

Microsoft Copilot face à ChatGPT, Gemini et Claude

Copilot utilise les modèles GPT d'OpenAI et, sur certains abonnements professionnels, également les modèles Claude d'Anthropic. La qualité d'écriture brute est donc souvent proche de celle des autres assistants. La vraie différence, c'est l'endroit où il se trouve :

• Choisissez Copilot quand votre travail est déjà dans Microsoft 365. Rédiger dans Word, récapituler une réunion Teams ou interroger vos propres e-mails, c'est là qu'il fait mieux que le copier-coller vers un autre outil, et les comptes professionnels bénéficient d'une protection des données d'entreprise que votre service informatique a déjà validée.
• Choisissez ChatGPT, Gemini ou Claude pour l'écriture libre, le brainstorming, le code et les longues conversations, où leurs propres applications offrent généralement plus de fonctions et moins de restrictions imposées par l'administrateur.
• Préférez Gemini si votre organisation fonctionne sous Google Workspace : il y joue le même rôle.

Notre sélection d'alternatives à ChatGPT compare plus en détail les principales options.

Ce que Microsoft Copilot ne sait pas faire

Savoir comment utiliser Microsoft Copilot correctement, c'est aussi savoir où il atteint ses limites :

• Il peut encore se tromper : s'appuyer sur vos fichiers réduit les erreurs sans les supprimer. Il peut mal lire un tableur, confondre deux réunions ou présenter une supposition comme un fait. Vérifiez chaque chiffre, nom et date avant que le document ne sorte de vos mains. Notre article sur les hallucinations de l'IA explique pourquoi cela arrive.
• Vos données fixent le plafond : si vos fichiers sont obsolètes, mal nommés ou éparpillés entre d'anciennes versions, Copilot trouvera le mauvais et le résumera avec aplomb.
• Les fonctions dépendent de votre abonnement, de votre région et de votre administrateur : le même bouton peut manquer chez un collègue, et votre organisation peut désactiver la recherche web, la création d'images ou les agents. L'accès gratuit et standard dépend aussi de la capacité disponible, donc il peut ralentir aux heures de pointe.
• Les fonctions vont et viennent : en août 2026, Microsoft a retiré Deep Research, Podcasts et Group Chat de l'application grand public et a intégré Tasks à Cowork. Ne bâtissez pas une routine autour d'une fonction sans vérifier qu'elle existe toujours.
• Ce n'est pas un outil d'archivage : le récapitulatif d'une réunion est un résumé, pas un procès-verbal. Pour tout ce qui est contractuel ou contesté, revenez à la transcription ou au document.
• Sur un compte personnel, la confidentialité est votre affaire : ne collez pas de données clients, de dossiers médicaux ou quoi que ce soit de confidentiel dans un Copilot personnel sous prétexte qu'il ressemble à la version professionnelle.

Utilisé dans ces limites, Copilot est un assistant pratique pour le travail que vous faites déjà dans Microsoft 365 : rédiger, résumer, analyser et rattraper le retard. Vérifiez dans quelle version vous êtes, donnez-lui un objectif clair et la bonne source, demandez un format précis et relisez le résultat avant de vous y fier.

Références

• Microsoft Learn — Qu'est-ce que Microsoft Copilot ?
• Support Microsoft — Quelle est la différence entre Microsoft Copilot (gratuit) et Copilot dans Microsoft 365 ?
• Support Microsoft — Bien démarrer avec la rédaction de prompts dans Microsoft Copilot